8 cách quản lý thời gian giúp bạn 'làm ít được nhiều' Bạn hãy dành 5-10 phút trước khi ngủ để đánh giá cách sử dụng thời gian, tận dụng tốt các khoảng nghỉ để làm những việc không mấy quan trọng... Khi biết quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ đạt được nhiều thành công hơn. Ảnh: Pinterest 1. Kỹ thuật Pomodoro Pomodoro nghĩa là một khoảng thời gian 25 phút. Trước khi bắt đầu một nhiệm vụ hoặc một công việc nào đó, bạn ước tính xem sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này, tức là bao nhiêu Pomodoro. Ví dụ: Tôi cần 6 Pomodoro để viết một bài báo. Trong 25 phút này tôi phải tập trung cao độ cho công việc. Khi hết 25 phút, tôi sẽ nghỉ 5 phút rồi mới viết tiếp. Nếu Pomodoro bị gián đoạn giữa chừng hoặc chúng ta tự ý kết thúc nó sớm hơn thì quá trình này sẽ bị vô hiệu. Ưu điểm của Pomodoro là giúp bạn hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại và đưa ra ước tính chính xác về thời gian cần thiết để hoàn thành. 2. Lý thuyết quản lý thời gian Lý thuyết quản lý thời gian này còn gọi là "ma trận Eisenhower". Nó chia công việc của mọi người thành bốn loại dựa theo thứ tự quan trọng và khẩn cấp gồm: - Việc quan trọng và khẩn cấp: những việc cần làm ngay bây giờ. - Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Việc cần làm ngay nhưng không quá quan trọng. - Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ này và thực hiện như thói quen hàng ngày. - Không quan trọng và không khẩn cấp: Những việc này bạn có thể bỏ qua hoặc không làm. Tùy theo mức độ quan trọng và cấp bách của bốn nhiệm vụ này, bạn có thể ưu tiên thời gian và sức lực của mình để thực hiện chúng. 3. Lên kế hoạch chi tiết Bạn có thể thích viết kế hoạch và nhật ký. Nhưng nếu bạn viết các nhiệm vụ mà không hoàn thành nó, điều này sẽ gây ra sự bực bội và đưa bạn vào một vòng luẩn quẩn. Khi lên kế hoạch, bạn cần viết nó cụ thể, chi tiết và có thể thực hiện được. Ví dụ: Tôi muốn viết thêm nhiều bài báo trong tháng 7. Nhưng kế hoạch này không cụ thể, chi tiết và không thực hiện được. Cách giải quyết là bạn cần phải viết rõ ràng bạn muốn viết thêm bao nhiêu bài trong tháng 7, trung bình bao nhiêu bài/tuần và ước lượng thời gian viết một bài, điều này rất cụ thể. Bạn cần đưa ra thời hạn đánh giá cho kế hoạch của mình. 4. Định luật Parkinson Định luật Parkinson nghĩa là một nhiệm vụ đơn giản được thực hiện trong khoảng thời gian dài cũng trở nên phức tạp và tiêu tốn hết khoảng thời gian đó. Nếu điều gì đó phải được hoàn thành trong một năm, nó sẽ được hoàn thành trong một năm. Nếu nó phải được thực hiện trong sáu tháng, nó sẽ được hoàn thiện trong 6 tháng. Ví dụ, một người có thể đọc một tờ báo trong 10 phút hoặc nửa ngày. Giống như khi chúng ta viết luận văn tốt nghiệp, có người sẽ hoàn thành trong ba tháng. Nhưng nếu bạn cho anh ta hai tuần, anh ta sẽ viết được và chất lượng cũng không kém hơn là bao. Nếu thời gian dư dả, anh ta sẽ làm việc với tốc độ chậm hơn để sử dụng hết quỹ thời gian đó. Vì vậy, nếu bạn cần 5 giờ để viết một bài báo, hãy cố gắng hoàn thành nó trong 3 giờ. Khi bạn đặt cho mình một khoảng thời gian nhỏ hơn một chút so với thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn sẽ có cảm giác cấp bách, biết tối ưu hóa quy trình và rút ngắn thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. 5. Tận dụng tốt thời gian nghỉ Ngoài thời gian làm việc và ngủ, chúng ta còn khoảng 8 tiếng để sử dụng trong một ngày, nhưng 8 tiếng này là thời gian nghỉ. Lấy viết văn làm ví dụ, trước mắt bạn cần suy nghĩ chọn đề tài, tìm tài liệu, bạn có thể tận dụng quãng nghỉ mỗi ngày để thực hiện các điều đó. Bạn cũng có thể sử dụng thời gian chờ xe buýt và đi tàu điện ngầm để xem một tập phim, talkshow tiếng Anh và ghi nhớ các từ. 6. Định luật 20/80 Quy tắc 20/80 được sử dụng trong quản lý thời gian nghĩa là 20% nỗ lực tạo nên 80% kết quả. Thời gian và năng lượng của chúng ta là có hạn, vì vậy chúng ta nên làm những việc quan trọng nhất trước. 7. Dành 5-10 phút đánh giá cuối ngày Bạn có thể làm bài đánh giá cuối ngày trong 5-10 phút trước khi đi ngủ. Xem lại những gì bạn đã làm cả ngày, thời gian của bạn được sử dụng vào đâu, những gì hiệu quả và đã lãng phí. Tất cả những gì chúng ta cần làm là liên tục điều chỉnh hành vi của mình, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả. 8. Học cách nghỉ ngơi Nghỉ ngơi là hoạt động phục hồi thể chất, tinh thần và cảm xúc. Đừng vắt kiệt sức lực của cơ thể, khi bạn mệt mỏi, hiệu quả làm việc sẽ giảm đi rất nhiều. Hằng Trần (Theo Aboluowang) https://ngoisao.vnexpress.net/8-cach-quan-ly-thoi-gian-giup-ban-lam-it-duoc-nhieu-4627936.html
